När kalkylarket inte räcker längre
De flesta företag vi pratar med har inget affärssystem i egentlig mening. De har ett kalkylark för kunderna, ett annat för lagret, en inkorg full av bokningar och en person som håller ihop allt i huvudet. Det fungerar tills den personen är på semester, tills en order faller mellan stolarna eller tills samma kund ringer och ingen vet vad som lovades förra gången.
Problemet är sällan att det saknas verktyg. Det är att verktygen inte pratar med varandra. Uppgifter skrivs in två eller tre gånger, och ingen litar helt på någon av listorna.
Ett bra affärssystem gör tre saker:
- En sanning. Varje kund, order och deltagare finns på ett ställe, och alla ser samma uppgifter.
- Mindre handpåläggning. Påminnelser, bekräftelser och uppföljningar går ut automatiskt.
- Passar arbetssättet. Systemet följer hur ni faktiskt jobbar, inte tvärtom.
CRM-system, logistiksystem och eventsystem
Vi bygger tre typer av system, ofta i kombination.
CRM-system för försäljning och kundvård
Ett CRM-system samlar kunder, kontakthistorik och affärer i en säljpipeline. Ni ser vilka offerter som väntar på svar, vem som ska följas upp och vad som sades vid förra samtalet. Uppföljning kan automatiseras så att ingen affär glöms bort.
Logistiksystem för lager, order och leverans
Ett logistiksystem håller koll på lagersaldo, orderflöde och leveranser. För företag med egna bilar kan det även planera rutter och leveransfönster.
Eventsystem för registrering och biljetter
Ett eventsystem hanterar anmälan, biljetter, schema och deltagarlistor. Deltagarna får bekräftelser och påminnelser, och ni får en lista som stämmer på dagen.
Så går systemutvecklingen till
Vi arbetar i korta steg, så att ni får nytta tidigt i stället för att vänta på ett färdigt helhetssystem.
- Kartläggning. Vi går igenom hur ni arbetar i dag: vilka listor, mejl och verktyg som används, och var tiden försvinner.
- Förslag. Ni får en beskrivning av vad som ska byggas först, vilka integrationer som behövs och om ett standardverktyg räcker eller om ett skräddarsytt system är rätt väg.
- Datamigrering. Vi flyttar över befintliga kunder, artiklar och historik från kalkylark och gamla system och rensar dubbletter på vägen.
- Första versionen. Den del som sparar mest tid byggs och lanseras först, så att ni kan börja använda den direkt.
- Integrationer. Systemet kopplas till e-post, bokföring och e-handel så att uppgifter bara behöver skrivas in en gång.
- Utbildning och överlämning. Ni och era medarbetare får en genomgång, och ni äger koden och datan från första dagen.
Skräddarsytt system eller standardverktyg?
Vi rekommenderar inte alltid att bygga eget. Ibland räcker ett befintligt verktyg som vi konfigurerar och kopplar ihop med resten. Vi har skrivit mer om den avvägningen i WordPress, Shopify eller egen kod.
| Standardverktyg | Skräddarsytt system |
|---|
| Kom igång | Snabbt | Några veckor för första versionen |
| Passar arbetssättet | Ni anpassar er efter verktyget | Verktyget anpassas efter er |
| Licenskostnad | Per användare och månad | Ingen licens, ni äger koden |
| Integrationer | Begränsade till det som finns | Byggs efter behov |
| Lämpar sig när | Behoven är vanliga | Flödet är unikt eller verktygen inte räcker |
Vad styr kostnad och tidsplan
Vi publicerar inga fasta priser, eftersom två affärssystem sällan ser likadana ut. Det här är det som påverkar mest:
- Antal arbetsflöden. En säljpipeline är mindre än en kedja från order till lager till leverans.
- Integrationer. Varje koppling till bokföring, e-handel eller e-post är ett eget moment, och vissa tjänster har enklare gränssnitt än andra.
- Datakvalitet. Rörig data i många kalkylark tar längre tid att flytta än en ren export.
- Behörigheter. Fler roller och användargrupper kräver mer arbete.
Vårt pris ligger under en typisk svensk byrås, eftersom utvecklingen görs av vårt eget team i Vietnam. Kontakten med er sker på svenska.
Efter lanseringen: förbättring varje månad
Ett affärssystem blir aldrig helt färdigt, eftersom verksamheten förändras. Därför arbetar vi i en månadsvis cykel: bygga, mäta, lära, förbättra. Vi ser vilka delar som används och var det tar stopp, och nästa förbättring prioriteras utifrån det. Läs mer om modellen i vad en förvaltad webbplats är.
Systemet byggs med GDPR i åtanke från start: personuppgifter sparas bara där de behövs och åtkomsten styrs per roll.
Ett exempel från verkligheten
För nyaljusekulla.se, en trädgårdsbutik i Helsingborg, byggde vi en webbutik med lokal leverans samma dag och förbeställningsflöden kring toppar som mors dag. Det är ett bra exempel på hur order, leverans och säsongstoppar kan hanteras i ett och samma flöde i stället för i separata listor.
Varför Almano
Vi är en partner i stället för fem leverantörer. Samma team som bygger ert CRM-system kan också ta hand om webbutveckling, e-handel och IT-support, så att helheten hänger ihop. Ni äger allt, kan säga upp när som helst och har en svensktalande kontakt hela vägen. Se alla våra tjänster.
Vill ni se var ni står i dag? Kör den kostnadsfria webbplatsgranskningen på startsidan, eller berätta hur ni arbetar just nu så föreslår vi ett första steg.
Boka ett kostnadsfritt samtal